Hoe u papieren organiseert – Tips voor het organiseren van papierclutter

papier

Thinkstock

Ieder van ons heeft zijn eigen unieke, eigenzinnige systeem voor het verwerken van de dagelijkse aanval van inkomende post en papieren, en de meesten van ons vallen in een van de twee categorieën: piler, als je instinct is om papieren in stapels met vergelijkbare papieren te plaatsen – dat is waarom je hebt kleine stapels door het hele huis. En filer, als u papier uit het zicht wilt bewaren, in mappen die u waarschijnlijk hebt geëtiketteerd en netjes in archiefkasten hebt gerangschikt.

De zwakte van beide systemen is dat je elk stuk papier drie of vier keer kunt verwerken voordat je ermee klaar bent. Inefficiënt! En u blijft vaak honderden pagina’s per jaar achter die u niet nodig hebt. Hier leest u hoe u uw systeem kunt stroomlijnen en onder de stapel vandaan kunt komen.

ik ben een…

Filer Piler
Wat is er echt aan de hand Je bent een spaarder. Je houdt ervan om alles vast te houden, van financiële documenten tot tijdschriftartikelen. U gebruikt papier als een visuele taak. “Het zien van een rekening herinnert je eraan om het te betalen”, zegt Lorie Marrero, auteur van The Clutter Diet.
Jouw nieuwe doel Om scherp te beperken welke documenten worden opgeslagen en beginnen met het legen van oude bestanden. Om uw systeem voor het verwerken van binnenkomend papier te vereenvoudigen, waardoor stapels worden voorkomen.
Jouw nieuwe strategie Productiviteitsgoeroe David Allen, auteur van Getting Things Done, zegt dat alle inkomende dingen op een van de vier manieren moeten worden behandeld:

De overdracht van 2 minuten: Als je een krant vasthoudt en het duurt maar een paar minuten om te doen wat er moet gebeuren, doe het nu meteen. Bel dat bedrijf of noteer dat snelle bedankbriefje en gooi het papier weg.

Shred / recycle het: Ongewenste pagina’s worden meteen weggegooid. Alles vernietigen met identificerende bank- of sofi-nummers erop. (Sommige mensen houden ervan alles te shredden met hun naam en adres erop, zegt Marrero.) Gebruik de prullenbak voor catalogi, tijdschriften en kranten – zorg dat je het postlabel eerst afzet.

Zet het in de leesemmer: Voor tijdschriften of catalogi waar u graag door wilt gaan.

Zet het in de actiebak: Deze ondiepe inbox (niet meer dan 6 of 7 inch diep) is voor alle papiersoorten die actie vereisen, zoals het betalen van een rekening of indiening. Maak twee keer per week een date van 20 minuten om elk item in de prullenbak te verwerken. U bent pas klaar als het vak leeg is.

Hoe om te gaan met de achterstand Maak drie datums van twee uur met jezelf en blader door je bestanden om onnodige pagina’s leeg te maken. Ontdoe je van elk papier waar je twee of meer jaren niet naar hebt gekeken en dat je niet nodig hebt. (We hebben het over gekrakste recepten en oude notities). Als het financiële of belastingondersteunende documenten zijn, vraag het dan aan uw accountant. Wanneer de actie-emulator begint te vollopen, plant u een extra actiedrumdatum. U wordt hierbij uitgesloten van het labelen van mappen “Diversen” of “Algemeen”. “Je zult nooit onthouden wat erin zit”, zegt Marrero. Geef in plaats daarvan de map een nauwkeurige naam (“Letters from Grandma”).

Blijf een tijdje

Hoe lang? Waarom?
ATM-ontvangsten 1 maand Shred zodra u bevestigt dat uw maandoverzicht correct is. Zorg ervoor dat je ze vernietigt, want sommige bevatten je volledige bankrekeningnummer.
Bankafschriften 1 jaar Zodra uw controle- en spaarrekeningen zijn afgestemd, scan bankafschriften en bewaar voor een jaar. Raadpleeg uw accountant over het bewaren van originelen als u belastingaftrek moet bewijzen. Bewaar jaaropgaven voor 7 jaar voor het geval u een accountantscontrole krijgt.
Creditcard-verklaringen 1 jaar Nadat u hebt bevestigd dat de verklaring juist is, moet u deze lang genoeg bewaren om ervoor te zorgen dat eventuele teruggaven worden genoteerd (als u uitgaven als belastingafschrijvingen claimt, sla deze dan op tot de belastingtijd). Vraag de jaaropgave aan en bewaar deze voor 7 jaar.
Lening- en hypotheekafschriften 1 jaar Wacht tot het einde van het jaaroverzicht is gearriveerd en vernietig vervolgens de maandelijkse of driemaandelijkse overzichten. Blijf dit doen totdat de lening volledig is afbetaald. Bespaar hypotheekbelasting formulieren voor 7 jaar.
Medische rekeningen 1 jaar of tot het loont U hebt ze nodig om hoge kosten te claimen als belastingafboekingen. Sla onbetaalde facturen op totdat ze volledig zijn betaald en bewaar vervolgens het definitieve betalingsbewijs voor 1 jaar.
Belastingdocumenten 7 jaar De IRS voert over het algemeen geen verdere controle uit dan 7 jaar (zolang er geen fraude wordt vermoed), dus bewaar alle documentatie (ontvangsten, belastingformulieren, jaaropgaven) die slechts zo lang de informatie over uw belastingaangifte ondersteunt. Houd er rekening mee dat u belastingdocumenten kunt scannen en ze op uw computer kunt opslaan. Bewaar de resultaten zelf voor altijd.
Home Improvement Bills Totdat je verkoopt Bewijs van uitgaven kan soms worden gebruikt om uw belastingen te verlagen. En je hebt je rekeningen nodig als de koper wil bevestigen dat het nieuwe dak echt gloednieuw is.
Beleggingsverklaringen Voor onbepaalde tijd Houd voor investeringen alle transactiebewijzen en papierwerk en jaaropgaven voor altijd bij de hand.

Blijf voor altijd

Als het onvervangbaar is, zoals de onderstaande items, bewaar het dan in een kluis. (Overweeg om eerst documenten in uw computer te scannen, zodat u ook een kopie hebt.)

Familie: Geboorte- en overlijdensakten; doop- en bevestigingcertificaten; huwelijksakten; scheidingsbesluiten; adoptiedocumenten; dienstbetuigingen en ontslagpapieren.

Legal: Testamenten en medische richtlijnen; Sociale zekerheidskaarten, staatsburgerschap of naturalisatierecords; licenties om uw beroep uit te oefenen; vertrouwen of procuratie papierwerk. (Zorg ervoor dat een kopie van uw testament bij een vertrouwd familielid staat of dat hij of zij toegang heeft tot uw kluis.) Houd thuis paspoorten bij (het is geen slecht idee om fotokopieën van elk in de kluis te bewaren) Kluis); juridische zaken papieren en contracten (echtscheidingen, arbeidscontracten); jury plicht erkenning van service.

Auto en property: Autotitel en factuur van verkoop; eigendomsakte en eigendomstitelverzekeringspolis (als u een hypotheek heeft, heeft de hypotheekmaatschappij uw nota); begrafenis plot daden.

Verzekering en investering: Voorraad certificaten; levensverzekeringspolis papierwerk. Houd thuis pensioen- en pensioenovereenkomsten.

Betaal verklaringen: Het is niet nodig om de wekelijkse of maandelijkse stubs op te slaan, maar sla de jaarlijkse overzichten wel op als u bewijs van werk moet tonen.

Lees voor meer tips over het kloppen van papierresten: Stop Paper Clutter voorgoed

Loading...